Office 365 is een dienst van Microsoft waarbij je een emailserver, een fileserver en een gebruikersdatabase huurt, hierbij zit ook een web portal waarmee je hiermee kunt werken inc webversies van Outlook, Word, Excel, Teams en gebruik van de deze apps op een smartphone en of tablet. Aanvullend kun je de Windows en Apple OS/X versies van Word, Excel, PowerPoint, Publisher, Outlook en Access (niet alles is er ook voor OS/X beschikbaar) erbij huren. Een stap verder is dat je naast deze apps een upgrade van Windows Pro naar Windows Business huurt welke vanuit de office 365 omgeving te beheren is.

outlookutlook

Velen noemen dit een email programma, maar het is een PIM, ook je agenda, contactpersonen en taken beheer je er mee, en je kunt er eenvoudig een uitnodiging voor Online teamvergadering mee verzenden. Ook voor het werken met groepen is het handig en het werkt samen met de To-Do To-Do app.

Wordord, EExcelcel, PoerpointowerPoint

Als je de Office 365 versie werkt met bestanden op SharePoint / teams kun je gelijktijdig met meerdere in hetzelfde document werken, dit kan handig zijn voor bv jaarverslag waar iedereen een deel van schrijft, je hoeft dan na afloop niet alles samen te voegen.

Onedrive OneDrive

Ik noem het een USB-stick in de Cloud. Het is je persoonlijke 1 TB opslagruimte, je kunt data erop wel delen. Maar de gebruiker is de eigenaar en beheerder niet de organisatie als de medewerker uit dienst en het account opgeheven wordt is de data weg. Met de OneDrive op je IPhone of Android telefoon kun je de foto's automatisch syncen, je hebt dan geen extra opslagruimte bij google of icloud nodig. Deze optie geeft ook aan dat het persoonlijk is :-)

SharepointharePoint

Ik noem dit server plus in de Cloud, op een server kun je de bestanden delen met je collega's en de beheerder regelt in wie waarbij mag, de plus zit in het feit dat je bestanden kunt delen met externe (indien toegestaan) dit vervangt we transfer en Dropbox. Een groot voordeel dat er een beter versie beheer is dan op een traditionele server. en het is mogelijk om gelijktijdig met meerdere in hetzelfde officebestand te werken. Daarnaast zijn er nog bonus opties zoals stuur mij een bericht als een bestand door iemand anders bewerkt wordt, best handig weet je gelijk wanneer iemand een uren overzicht heeft aangepast.

Teams eams

Teams is in mijn ogen een SharePoint Plus, in SharePoint gaat het om de content van de bestanden en eigenschappen van de bestanden, in Teams voeg het daar samen werken en contextuele informatie aan toe. De mappen op het eerste niveau heten in teams kanalen, (maar deze in teams aan en maak NOOIT mappen op het hoogste niveau in een bijbehorende SharePoint aan, deze zie je nl niet in teams! De kanalen bevatten naast het tabblad bestanden ook een tab met Post aan, dit is te vergelijken met een groep whatsapp over deze map, en een tap wiki, hier kun je bv kennis dellen, het is mogelijk om meerdere tabbladen toe te voegen, bv een website of een Dropbox van een externe organisatie maar ook bv de planner met deadlines en to-do voor de teamleden. Ook een online vergadering met de teamleden zowel adhoc als bv volgende week donderdag om 10.00 is met enkele klikken gemaakt, dus ga geen dubbel werk en dubbele abonnementskosten van bv Zoom toevoegen, veel kan in teams, ja er zijn dingen als bv stemmen of break-out sessies waar zoom nodig of handiger voor is, maar er kan meer dan je denkt in Teams.

Is dat alles?

Nee in office 365 zitten nog veel meer apps/ toepassingen als online klanten een afspraak laten boeken of een whiteboard in de Cloud, kun je boter kaas en eieren spelen met je collega's maar kijk daar eerst zelf eens na bij tabblad toevoegen in teams en de apps in portal.office.com